各位
お疲れ様です。営業部のくまがい(@stylish_eigyou)です。
本日は、メールの整理術について書いていきますね。
メールの整理術は「インボックスゼロ」でスッキリ
最近入社してきた新卒の新入社員の田中君との会話から。
といい返事。
比較的受け応えがはっきりしているしっかりさん(しっかり風さん)です。
ところが、、、、依頼された仕事全部ちゃんとやってるかなーとコッソリ確認してみたら、めっちゃ抜け漏れあるやーん！！そんな中、一緒にメールを確認する機会がありました。メールの処理に追われて未読でいっぱいだろうと思ってたのですが、ほとんどない。
だよね〜！！そりゃ、やること忘れるよねー！
そうか、田中君は新卒だった！見た感じがしっかりしてたもんですから、新卒てこと忘れがちでした。うっかり。ごめんね。
こんな人に読んでほしい
・メールを確認していたのに、返信するのを忘れていた
・やるべきことを忘れていた
・メールを分類したのに使いにくい
・なぜだかすぐ仕事が中断してしまう
１.情報は1か所に集める
メールソフトでフォルダを分類している人も多いかと思います。わたしも昔は「顧客」や「プロジェクト」「社内」のようにやたらと分類ルールを設定していました。
メールを分類することはすごくいいような気がするのですが、整理した感じがするだけ。実際はメインではないフォルダに仕分けされたりすると、見落とします。気づくのが遅れて、返信が遅くなったり。。。いいことなしです。
というわけで、まずは自動振り分け設定を全解除して受信トレイにすべてのメールを集めましょう。
なんだかスッキリした気分になりますね。
2.いらないものを捨てる(いるものを移動する)
メールを1か所に集めましたか？
ここからいらないメールを捨てましょう！と言っても、捨てていいメールってなかなかない。捨てられません。でも、必要なメールを移動するということはできそうです。
初めてフォルダ整理する場合は、下記の手順がおすすめです。
最終目的は、「受信トレイ」に必要なものを残すことです。
- 「アーカイブ」(保管) フォルダを作る
- 「受信トレイ」のメールを確認しながら、やることがあればToDoリストやメモに書いてから「要返信」フォルダに移動する(後で返信するのを忘れないためです。さらに未読にしておくとフォルダ移動ミスがあった場合でも漏れる心配なしです。)
- 「受信トレイ」のメールのうち「要返信」でないメールを「アーカイブ」フォルダに移動していく
- 「受信トレイ」が空になったら、「要返信」フォルダ内のメールをすべて選択して「受信トレイ」に移動する
- 「要返信」フォルダを削除する
📁受信トレイ
📁要返信 ←「未完了」などでもいいですね。最終的には削除するフォルダです。 📁アーカイブ ←名前は「保管」や「完了」など何でもOKです3.受信トレイを空っぽにする(インボックスゼロ)
定期的に受信トレイを空っぽにしましょう。具体的には下記の手順で行います。
- 返信できるものはすぐ返信する
- すぐにできないものやメールに記載されているやるべきことをToDoリストに記載した後「アーカイブ」フォルダに移動する
その3回のうち最後の1回で「受信トレイ」を空っぽにしてみて下さい。
今日の仕事をスッキリした気持ちで締めくくることができますよ。
参考書籍
今回、田中君に説明するためにわかりやすい本がないかな～と思っていて見つけました。
マンガでページ数も少ないので、本当に読みやすい。新入社員ではない営業マンにも満足できる内容でした。マンガだから線引けないけど全ページ線引きたいくらい素晴らしいです。
会員なら、無料で読めます。もっと詳しく知りたい人はのぞいてみるといいかも。
