すぐできる!仕事効率化の超具体的な方法3つ

仕事効率化
くまがい@営業部
日々のお仕事お疲れ様です。くまがいです。

日々の営業活動に加え、事務作業もありますよね。毎日タスクをこなしても、次の日には前の日以上のタスクが降りかかってきます。そもそも1日のタスクをこなしきれない日もあります。

残業せずに家でやろうと思うと、集中できなかったり。。。休みの日にやったりして、休日もぐったりなんてことありませんか?

そんなあなたに、今すぐできる具体的な方法を3つだけ紹介します。今日から業務効率化して、さっさと定時で帰りましょう!

よく使うフレーズを単語登録する

社内でも社外でもメールは1日に何件も送ったりしますよね。

メール作成時に署名を設定しておくのはもちろんですが、「お疲れ様です。」や「いつもお世話になっております。」など毎回タイピングする文言があります。

手打ち

毎回打つの大変だし、時間のムダなので単語登録して楽しましょう。

例えば、
「いつ」と打つと「いつもお世話になっております。〇〇株式会社の△△です。」が画面に表示されるようになります。

単語登録

単語登録の手順(Windows版)

1.デスクトップ下のタスクバーにある「あ」または「A」を右クリック
2.単語の登録をクリック
単語登録1

3.「単語」によく使うフレーズを入力
4.「よみ」にを短縮のよみ入力
5.「品詞」を選択して「登録」をクリック

単語登録3

単語登録の例

ちなみにわたしはこんな感じで登録していました。。。

単語登録の例

していました。。。というのも最近、ブログ「ヨッセンス」の「覚えられるか!」とツッコまれそうだけど私の単語登録例を紹介しますという記事の

登録するときのコツとして大切なのは、ほかに対立する変換候補が存在しないことです。

というのを読んで「こっちの方がいい!」と思ったからです。それ以来、登録の仕方を真似しています。

例えば、上の登録では「いつ」→「Space」で「いつもお世話になっております。スタイリッシュ株式会社の須田山です。」に変換されますね。

ところが「いつ」で始まる言葉でも登録している以外の言葉に変換したい場合もありますよね。

例えば、「いつ」に変換したい場合です。前にも書いたのですが、もう一度「Space」を押すと問題なく変換されます。

「いつ」と打ってスペースキーを押すと「いつもお世話になっております。スタイリッシュ株式会社の須田山です。」に変換されますが、もう一度スペースキーを押すと「いつ」が表示されます。
変換

なのですが、そもそも登録するときの単語をできるだけ競合しないように(変換候補がない単語に)すればいいのでは???ということです。

具体的にはこんな感じ。「いt」から始まる言葉ってないので、競合することもないです。「いつ」に変換したい場合は、普通に「いつ」と打てばいいだけです。

単語登録の例2

ほんの数秒の差かもしれませんが、毎日のことなので、何倍もの大きな差になります。

もちろんMacでもできます。

単語登録の手順(Mac版)

とても分かりやすいこちらのサイトをお借りします。
https://hamachan.info/mac/kotoeri/tango.html

単語登録をすると、メールだけでなくテキストやエクセルなどのオフィスソフト、インターネットブラウザなどとにかく文字を打つ場合にも使えます。

デスクトップを片付ける

どこにファイルがあるか分からなくなって、探すことはありませんか?
そういえば、毎日探してる!というあなたは即整理しましょう。

手順は簡単。ルールを決めてそれに従うことです。
ルールを決めるのも簡単。手順は下記の通り。

  1. 資料フォルダをつくる
  2. 作業中フォルダをつくる
  3. 保留フォルダをつくる
  4. 完了フォルダをつくる

それぞれ下記のようにファイルを格納します。

  • 資料:資料ファイル
  • 作業中:現在作業中のファイル
  • 保留:何かで作業がストップしているファイル(例:不明点あり。顧客返答待ち等)
  • 完了:作業完了したファイル

これだけです。デスクトップに散らかっている大量のファイルを今すぐフォルダにどんどん振り分けましょう。

  1. お好みでプロジェクトフォルダを作る
  2. 余計なショートカットは削除する
  3. よく使うショートカットはタスクバーに固定(ピン留め)すると、デスクトップがスッキリします
タスクバーピン留め

ショートカットキーを使う

内勤ぶんぶん
内勤のぶんぶんです。皆さんショートカット使っていますか?使ってない人は一刻も早く使うことをおススメします!

ショートカットとは、キーボードを使ってパソコンの操作を簡単に行うための機能です。 ショートカット キーを使用すると、キーボードから手を離してマウスに持ち替える必要がないので、文書の編集を行っている場合などに効率よく作業を行うことができます。

引用元:Microsoft公式ページ

例えば、コピーする場合、

  • マウス操作:「右クリック」「コピー」を選択
  • ショートカット:「Ctrl + c」

というようにこれだけでも作業時間短縮になります。

エクセルやワードを使う場合にはショートカットは絶対に覚えた方がいいです。覚えるの面倒だなと思うかもしれないけれど、よく使うものはそんなに多くないし、一度覚えたらマウスでの操作に戻れません。

ほんの一例ですがショートカットキー一覧を載せておきます。他にもたくさんあるのですが、今回は本当によく使うものを厳選しました。

ショートカットキー一覧

まとめ

仕事・業務の効率化をざっくり説明しましたが、色々試していくうちに「このショートカットないかな?」とか「このフォルダ分けどうかな?」とか自分なりの考えが生まれてくるはずです。

そうなればしめたもの。どんどん効率化が加速していきます。今回は「本当によく使う方法」を厳選しました。これ以外にもたくさんあるので、また改めてまとめます。

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